Πώς μπορεί να γίνει η σωστή επιλογή και υποστήριξη ενός συστήματος διαχείρισης παραγγελιών

  Αν έχετε πάρει την απόφαση να αλλάξετε τον τρόπο που εργάζεστε στην επιχείρηση, ήρθε ο καιρός να ψάξετε για το σωστό πρόγραμμα παραγγελιολ...

 

Αν έχετε πάρει την απόφαση να αλλάξετε τον τρόπο που εργάζεστε στην επιχείρηση, ήρθε ο καιρός να ψάξετε για το σωστό πρόγραμμα παραγγελιοληψίας, που θα σας απαλλάξει από πολλά προβλήματα του παρελθόντος και θα βελτιώσει τις υπηρεσίες σας, φέρνοντας καινούριους πελάτες στην επιχείρηση. Στη συνέχεια, θα δούμε με ποια κριτήρια μπορούμε να επιλέξουμε ένα πρόγραμμα διαχείρισης παραγγελιών και ποια είναι τα χαρακτηριστικά που θα πρέπει να έχει, ώστε να μπορεί να καλύψει όχι μόνο τις τωρινές ανάγκες μιας επιχείρησης αλλά και τις μελλοντικές που μπορεί να προκύψουν.

Στην αγορά υπάρχουν πολλά είδη προγραμμάτων, το καθένα με τα δικά του μειονεκτήματα και πλεονεκτήματα. Σε γενικές όμως γραμμές, οι εταιρείες έχουν καταφέρει με τα χρόνια να βελτιώσουν και να αναπτύξουν όλα εκείνα τα ψηφιακά εργαλεία που είναι απαραίτητα για να καλύψουν τις βασικές διαδικασίες παραγγελιών μιας επιχείρησης.

Ένα πρόγραμμα παραγγελιών έχει κύριο σκοπό να βοηθήσει στη σωστή διεκπεραίωση των παραγγελιών και στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών από τη στιγμή που θα ληφθεί η παραγγελία από τον πελάτη μέχρι την αποστολή και την παράδοσή της σε αυτόν. Πολλές γνωστές πλατφόρμες για e-shop μπορούν να συνεργαστούν με τα υπάρχοντα λογισμικά μιας επιχείρησης, όπως για παράδειγμα το λογιστήριο ή την αποθήκη, και να ενημερώνουν αυτόματα σε πραγματικό χρόνο το απόθεμα των υλικών και των προϊόντων, ώστε να μην υπάρχουν καθυστερήσεις και άλλα προβλήματα με τους πελάτες.

Θα πρέπει λοιπόν, με βάση τα παραπάνω, να έχουμε στο μυαλό μας τα βασικά χαρακτηριστικά που θα πρέπει να έχει ένα πρόγραμμα διαχείρισης παραγγελιών, τα οποία είναι τα εξής:

●      Συμβατότητα με άλλα λογισμικά και υπηρεσίες που διαθέτει η εταιρεία (λογιστήριο, αποθήκη, logistics κτλ.).

●      Ευκολία χρήσης από το προσωπικό της επιχείρησης.

●      Δυνατότητες για αυτοματοποίηση της διαδικασίας παραγγελίας.

●      Υποστήριξη για πληρωμές και αποστολές.

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που θα πρέπει να εξεταστεί είναι ότι οι διαδικασίες θα πρέπει να είναι εύχρηστες τόσο για τους πελάτες όσο και για το προσωπικό της επιχείρησης. Στη συνέχεια, θα αναλύσουμε μερικές από αυτές και πώς αυτές διεκπεραιώνονται.

Η εφαρμογή θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι οι πελάτες θα μπορούν να καταχωρούν εύκολα τις παραγγελίες τους μέσω της ιστοσελίδας, τηλεφώνου ή άλλου καναλιού επικοινωνίας.

Με την καταχώρηση θα πρέπει να γίνεται επαλήθευση των στοιχείων των πελατών που έχουν καταχωρήσει και να τους αποστέλλεται άμεσα ενημερωτικό μήνυμα ότι η παραγγελία τους έχει καταχωρηθεί και είναι προς επεξεργασία, παρέχοντας παράλληλα πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα, τις τιμές και τον χρόνο παράδοσης.

Το στάδιο της επεξεργασίας περιλαμβάνει την επιλογή των προϊόντων από την αποθήκη και την προετοιμασία για αποστολή. Εδώ πρέπει να διασφαλίσετε ότι υπάρχει συντονισμός μεταξύ των διαφόρων τμημάτων της επιχείρησης. Όταν γίνεται μια παραγγελία, το απόθεμα θα ενημερώνεται αυτόματα, καταγράφοντας τις ελλείψεις και ενημερώνοντας το λογιστήριο για νέες παραγγελίες προϊόντων και υλικών που μπορεί να προκύψουν.

Πριν την αποστολή του προϊόντος, αποστέλλεται μοναδικός κωδικός που θα χρησιμοποιήσει ο πελάτης για να ελέγχει μέσα από το σύστημα πού βρίσκεται η παραγγελία του. Αυτό μπορεί να γίνεται ακόμη και από το στάδιο της αποστολής. Με αυτόν τον τρόπο ο πελάτης δεν αγχώνεται και βλέπει σε πραγματικό χρόνο όλα τα στάδια της διεκπεραίωσης πριν ακόμα το προϊόν έρθει σε αυτόν. Με αυτόν τον τρόπο, ο πελάτης μπορεί να ενημερώσει την επιχείρηση για τυχόν καθυστέρηση που μπορεί να υπάρχει και να αντιμετωπιστεί άμεσα το πρόβλημα. Επίσης, το σύστημα θα πρέπει να διαθέτει αυτόματη τιμολόγηση και ασφαλή πληρωμή με διάφορους τρόπους.

Μετά την ολοκλήρωση της παραγγελίας, θα πρέπει να στέλνεται στον πελάτη μια φόρμα αξιολόγησης της υπηρεσίας και τι άλλο μπορεί να βελτιώσετε στη διαδικασία εφόσον υπήρχε κάποιο πρόβλημα. Αυτό δημιουργεί την αίσθηση ότι η επιχείρηση ακούει τους προβληματισμούς των πελατών και διαχειρίζεται τα αιτήματά τους με τον σωστό τρόπο.

Ένα πρόγραμμα παραγγελιοληψίας χρειάζεται συνεχόμενη παρακολούθηση και βελτίωση. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα που λαμβάνετε από τις διάφορες διαδικασίες και χρησιμοποιήστε τα προς όφελος της επιχείρησης, βελτιώνοντας τις υπηρεσίες σας και την αποτελεσματικότητα του συστήματος. Επίσης, ζητήστε τη γνώμη από το προσωπικό και τους πελάτες σας για τυχόν δυσκολίες που μπορεί να αντιμετωπίζουν.